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  管理制度

黑龙江省林业科学院会议费管理办法(试行)
作者:admin    文章来源:本站原创    点击数:397    更新时间:2020-3-26


 

第一章 总则

第一条 为进一步加强和规范全院会议费管理,按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则,根据《中共中央、国务院关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》、《国家林业局会议管理办法》、《黑龙江省省直机关会议费管理办法》等文件精神,结合我院实际情况,制定本办法。

第二条 本办法适用于黑龙江省林科院及所属单位举办(含主办/承办)的各类国内与国际会议、论坛。国内会议包括国内业务会议、国内管理会议。国际会议指在华举办的国际会议。

国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。 

国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。

国际会议是指报经外事部门批准的、在我国境内举办的国际会议。

第三条 各单位召开会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则,严格控制会议数量和规模。

第四条 对会议实行分类管理、总量控制、分级负责。

第五条 会议费使用和管理职责如下:

会议举办单位对会议费使用负责,对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担责任。具体举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,确保票据来源合法,内容真实、完整、合规,依法、据实报销会议费。

各单位及项目负责人对使用本单位经费、项目经费举办的会议承担审批和监管责任。

财务部门负责制定和完善我院会议费管理办法,依据有关财经法律法规、会议费管理办法、会议费预算及决算,实施会议费报销管理和服务。

第二章 会议审批和管理

第六条 各单位应建立健全会议计划编报和审批制度,严格控制会议数量、会期、规模,注重会议质量、提高会议效率。

第七条 我院召开的会议均为五类会议,会期不得超过2天,传达、布置类会议会期不得超过1天。

各单位应当根据会议性质、主要内容确定会议类型,会议人数和天数,严格限定工作人员数量。国内业务会议次数、天数、参会人数、特邀代表人数等应按照业务活动实际情况确定。国内管理会议会期一般不得超过2天,会议报到和离开时间合计不得超过1天,参会人数原则上控制在150人以内。工作人员控制在代表人数的15%以内。

第八条 举办国际会议应按照上级主管部门外事部门要求提前履行有关审批手续。

第九条 对于全部使用财政拨款举办的会议,不得再向参会人员收取费用,严禁转嫁摊派会议费。

对于使用多种资金渠道举办的会议,按照成本补偿的原则,各单位可不以盈利为目的,适当向参会人员收取会议费。会议费收费标准由本单位审定后报院财务部门批准。

第十条 会议举办者应持审批文件及会议费预算申请,填制会议预算审批表,报财务部门审核。会议费预算需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及经费来源等。

第十一条 传达、布置类会议优先采取电视电话、网络视频会议方式召开。电视电话、网络视频会议的主会场和分会场应当控制规模,节约费用支出。

  不能够采用电视电话、网络视频召开的会议实行定点管理。会议应当到政府采购定点饭店召开,按照协议价格结算费用。未纳入定点范围,价格低于会议综合定额标准的单位内部会议室、礼堂、宾馆、招待所、培训中心,可优先作为会议场所。

  参会人员在50人以内且无外地代表的会议,原则上在单位内部会议室召开,不安排住宿。

第十二条 参会人员以我院驻地单位为主(超过50%为在我院驻地人员)的会议原则上不得到驻地之外召开。如确因工作需要到驻地以外召开业务会议的,须报经各单位联系或业务分管领导批准。除上级主管部门同意或因科研特殊需要并经主管科研工作院领导审批,不得到党中央、国务院及上级有关部门明令禁止的风景名胜区召开会议。

第十三条 除必须住会的情况外,会议召开地代表和会议工作人员原则上不安排住宿。

第三章 会议费开支范围、标准和报销

第十四条 举办会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费、国际会议同声传译翻译费、国际会议同声传译设备租金等。

前款所称交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十五条 会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下:

                          单 位:元/人·天

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合计

国内业务会议

170

100

50

320

国内管理会议

170

100

50

320

在华举办国际会议

350

200

100

650

(一)综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。

  (二)各类会议应按照定额控制标准执行,超支部分不予报销。如有特殊情况,应在申报会议预算中予以披露,举办单位及院财务部门根据实际情况进行审批。

  (三)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费额度不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费额度不能调剂使用。

  (四)会议费综合定额标准根据国家、省政府要求及物价变动等因素进行动态调整。

   第十六条 下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额,从相应的支出科目中据实列支:

  (一)会议代表差旅费。会议代表参加会议发生的旅费,原则上回会议代表单位报销。对确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,可对照我院相应标准在差旅费和外宾接待费中报销。

  (二)同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。

  (三)参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要,可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、劳务费。使用科研经费发放的专家咨询费在专家咨询费科目中列支。

   第十七条 各单位应严格按照批准的会议费预算预借及报销会议费。会议费报销应在会议结束后一个月内一次性报销完毕。会议费报销时需提供:

  (一)会议通知(包含会议议程);

  (二)经批准的会议审批文件(见附件一)及会议费预算表(见附件二);

  (三)会议费报销单;

  (四)实际参会人员签到表原件(见附件三);

  (五)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、委托协议(合同)等资料;

  (六)举办国际会议需提供上级有关部门批准办会文件。

   第十八条 各单位会议费的支付应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算,禁止以现金方式结算。

第四章 监督检查和责任追究

第十九条  对会议费实行公示制度。院各部门对召开的非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况,于每年年底前在院范围内进行公示。

第二十条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁预存、套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。

各单位办会不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,严禁提供高档菜肴和香烟;不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。

第二十一条 各单位对其举、承办的会议承担监管责任,由项目负责人承担直接责任,确保票据来源合法,内容真实、完整、合规。

第二十二条 院纪检监察、审计、财务等部门对单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:

(一)单位会议审批制度是否健全,会议活动是否按规定履行审批手续;

(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;

(三)会议费报销手续是否符合规定;

(四)会议费管理和使用的其他情况。

对发现问题的单位,由院纪检监察、审计、财务等部门责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人,报请院领导班子按规定给予相应处分。

第二十三条 会议举办人员违反本办法规定,有下列行为之一的,依照有关法律法规追究相关人员的责任,同时报纪检监察部门进行处理。涉嫌违法的,移送司法机关处理。

(一)预存、套取会议费设立“小金库”的;

(二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;

(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

(四)违规报销与会议无关费用的;

(五)其他违反本办法规定的。

第五章 附则

第二十四条 本办法由院财务处负责解释。

第二十五条 本办法自发布之日起施行

 

 

 

 

附件一:

关于召开________________________会议的请示

 

单位:________(院、研究所、基地、课题组)

我单位(或个人)由于________________________原因,预计在_____________日于__________(地点)召开_____________会议,会期____天,参会人数____人,经费来源_____________________,预计使用会议费_______元。

特此申请。

 

 

 

 

 

单位(研究所、处室、基地、课题组)签字:

        分管(联系)院领导签字:

       

 

 

 

 

 

附件二:

黑龙江省林业科学院会议费预算表

填表日期:                                                   金额单位:元

会议名称

 

会议时间

 

会议地点

 

会议类别

   

参会人数

总数    人 (其中参会代表    人;工作人员    人)

会议内容

 

会议收入预算

经费来源

项目经费编号

金 额

备 注

会务费收入

 

 

每人     

科研经费

 

 

 

财政专项拨款

 

 

 

上级部门拨款

 

 

 

院预算经费

 

 

 

其他

 

 

 

合 计

 

 

 

会议支出预算

支出内容

预算金额

实际支出金额(由计财处填写)

住宿费

 

 

伙食费

 

 

其他费用

会议室使用费

 

 

纸张用品、文件印刷费

 

 

交通费

 

 

其他

 

 

合 计

 

 

经费负责人及单位意见

经费主管部门意见:

院领导意见:

 

               (签字)

 

(签字)       (盖章)

 

 

(签字)       (盖章)

 

 

(签字)   

 

 

 

 

 

 

 

附件三:

黑龙江省林业科学院会议签到表

会议名称

 

会议时间

 

会议地点

 

序号

姓名

工作单位

职称

联系方式

签字

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